Projektledning 101

Så länge jag kan minnas har jag drivit projekt. Under de senaste 1,5 åren, har jag spenderat säkert 60 tim/vecka på olika projekt hela tiden. Här är en lista på de absolut viktigaste sakerna att ha med när man är projektledare. Vissa kan upplevas som mystiska, medans andra kan upplevas som mer självklara. De har alla gemensamt att de fundamentalt påverkar projektets och processens resultat och ofta förbigås i olika projekt.

Avkräv ett tydligt syfte och mål med projektet från projektägaren. Det här är ofta knepigt, sällan vet projektägaren vad syftet med dess projekt faktiskt är. Se till att veta vilken målsättning som är viktigast(nästan alltid finns det flera) och tvinga projektägaren att vara tydlig i sin projektbeskrivning. Be gärna om en kort uppdragsbeskrivning innan mötet där projektet specificeras. Gå igenom den och gör utdrag ur texten om vad som är relevant.

Förstå dina projektdeltagare se till att alla som är med i projektet har funderat ut och får beskriva för de andra i gruppen varför de är med i det här projektet och vad de vill få ut av arbetet. Detta kommer senare vara ovärdelig information när du ska delegera uppgifter eller när en konflikt uppstår.

Återkoppla till den som beställer projektet. De är lätt att snöa in sig på detaljer i ett projekt och glömma varför man gör vissa saker. Se till att ha inbokat ett par möten under projektets gång där du presenterar vad ni har gjort för projektägaren. Av detta kommer du få värdefull information och dessutom inte glömma bort målet med projektet.

Låt planeringen fungera som ett skelett, inte en ram. Det är viktigt att ha en plan och en struktur att luta sig tillbaka på under projektets gång. En bra plan som visar var ni är nu och hur ni ska ta er dit ni vill kommer att skapa motivation och handlingsbenägenhet hos projektdeltagarna. Det finns däremot en stor risk med att tillskriva en plan för mycket auktoritet. Under ett projekt ändras ständigt förutsättningarna, och då måste planen också ändras. Låt planen styras av verkligheten och inte tvärt om!

Kom först, gå sist. Du är projektledaren, det är du som sätter arbetsmoralen i gruppen. Om du inte kan få dig själv att brinna för ditt projekt, hitta en person som kan göra det, för du slösar på dina projektdeltagares tid.

Inget micromanagement. Utgå från att folk klarar av att lösa uppgifter och de kommer förvåna dig. Det kommer inte bli som du hade tänkt, men det kommer bli som de hade tänkt, och det är en bra sak. Lita på folks expertkompetens. Visar det sig att någon inte klarar av att jobba självständigt och utan att man står och tittar över axeln på personen, byt ut personen. Det finns ingen ursäkt för att jobba med folk man inte kan lita på.

Fira era vinster. Det kan vara en blöt utekväll, en trevlig middag eller varsin porche. Alla har sina preferenser om hur de ska belöna sig själva. Det viktiga är att ni gör det tillsammans. Det är ett utmärkt sätt att bygga identitet med projektgruppen och skapa möjligheter att fortsätta jobba tillsammans i framtiden!